Pubblicato il da Scuola – PSBConsulting
Contributo a cura della Dott.ssa Annamaria Stammitti
CERTIFICAZIONE E RENDICONTAZIONE PON FESR
FASCICOLI ELETTRONICI DI RENDICONTAZIONE PON FSE E FESR
Questo contributo rappresenta una guida pratica – promemoria per gli “addetti ai lavori”, al fine di facilitare l’inserimento della documentazione dei progetti europei PON FESR all’interno della piattaforma SIF2020, per elaborare ed inviare le certificazioni (CERT) ed il rendiconto (REND) finale previsto.
Inoltre, alla fine del documento, è presente un elenco della documentazione necessaria ed obbligatoria da inserire nei fascicoli elettronici PON FESR e PON FSE, da archiviare e conservare agli atti della scuola.
Dal portale Istruzione è possibile accedere allo spazio dedicato ai «Fondi Strutturali Europei» al seguente indirizzo: https://www.istruzione.it/pon/.
Nella barra in alto a destra della home page dei Fondi è presente la voce “Accesso ai Servizi” dalla quale è possibile selezionare sia “Gestione interventi” per accedere a GPU, sia “Gestione finanziaria” per accedere a SIF.
Per accedere ad entrambe le applicazioni, DS e DSGA utilizzano le credenziali SIDI (Sistema Informativo dell’Istruzione) in loro possesso
Schermata SIF 2020 con menù
Gestione documentazione FESR
In via prioritaria, prima di certificare un PON a costi reali, cioè in base a tutte le spese effettivamente sostenute, e quindi prima di compilare ed inserire il modello CERT, che contiene gli estremi dei pagamenti effettuati e i relativi mandati, l’istituzione scolastica deve inserire nella sezione “Gestione documenti FESR” tutta la documentazione giustificativa di spesa (fatture, notule, prospetti riepilogativi per il pagamento del personale) ed eventuale documentazione non di spesa giustificativa di supporto (DURC, esito dell’indagine su Agenzia delle Entrate – Riscossione, annotazioni sull’imputazione della spesa al progetto).
Bisogna tenere presente che l’Autorità di Gestione chiede di inserire nella documentazione all’interno di SIF2020 tutti i documenti, dall’inizio del progetto sino alla sua conclusione, sia quelli già presenti in GPU, sia quelli non richiesti all’interno della GPU ma che nel loro insieme, costituiscono la “VITA” del progetto medesimo.
Dal menù funzioni all’interno di SIF2020 l’utente deve scegliere “Progetti” e poi “Gestione documenti, Gestione documenti FESR”. Il sistema prospetta una schermata di ricerca in cui l’unico parametro obbligatorio, contrassegnato con l’asterisco * è l’Avviso.
La ricerca può essere semplificata inserendo prima l’anno di pubblicazione dell’Avviso.
Nella colonna AZIONI sono disponibili una lente di ingrandimento, che consente la visualizzazione di tutti i documenti associati al progetto ed una penna con un blocco per appunti, che consente di gestire i documenti di spesa (inserimento/visualizzazione/modifica).
L’utente accede selezionando l’icona “penna + blocco appunti”.
Bisogna poi selezionare in alto a sinistra, all’interno del menù a tendina posto a fianco al bottone “Nuovo inserimento”, la tipologia del documento da inserire.
La funzionalità di Gestione documentazione progetti FESR e consente di gestire:
- • Fatture (come nell’immagine sopra)
- • Documenti di spesa
- • Documenti non di Spesa
Le Fatture possono essere:
- – di soli acquisti di beni relative a lotti di forniture (ciascuno identificato da un CIG)
- – di forniture e di spese generali (piccoli adattamenti edilizi, addestramento all’uso delle attrezzature) riferite a lotti misti (forniture + spese generali) con unico CIG;
- – relative a sole spese generali di pubblicità, piccoli adattamenti edilizi, addestramento all’uso delle attrezzature, progettazione e collaudo per le quali l’Istituto avrà inserito sulla piattaforma GPU una procedura di “acquisizione di beni e servizi” o di “conferimento incarico a personale esterno”.
I Documenti di spesa sono le “tabelle di dettaglio del personale” a supporto dei pagamenti per il personale interno o i soggetti che non emettano fattura (es. personale amministrativo, progettista, collaudatore, formatore per l’addestramento all’uso delle attrezzature).
Le Tabelle di dettaglio della spesa devono contenere le seguenti informazioni:
codice progetto, tipologia incarico, nome e cognome del percipiente, il riferimento all’incarico (numero e data del protocollo), il costo orario lordo dipendente della retribuzione, il numero di ore svolte, l’importo totale lordo dipendente, le relative ritenute (Stato e dipendente).
Nel caso di personale esterno all’amministrazione, la tabella deve contenere le ritenute relative agli incarichi a liberi professionisti (cassa, ritenuta d’acconto ecc).
Le tabelle debbono essere corredate di apposito timesheet dell’interessato, e questo deve essere strutturato secondo il seguente schema:
- in alto la carta intestata con il logo PON, il codice progetto (CNIP)
- Giorno/mese/anno – entrata ore – Firma entrata – uscita ore – Firma uscita – Firma Dirigente Scolastico
- In fondo al timesheet il Dirigente Scolastico dovrà apporre la sua firma sotto la dichiarazione che “Tutte le ore aggiuntive prestate sono state svolte al di fuori dell’orario di servizio ordinario”.
I documenti non di spesa sono gli incarichi o le nomine del personale interno, i contratti del personale esterno, altri documenti generici (dichiarazioni integrative o di rettifica di documenti già inseriti e riguardanti il progetto).
Le tipologie previste sono:
- -Fattura
- -Documento di spesa
- -Documento non di spesa
Fattura
Selezionare la voce “Fattura” dalla tendina in alto a sinistra e cliccare il bottone “Nuovo inserimento” per ricercare le fatture da associare.
Le fatture non devono essere inserite dall’istituzione scolastica ma devono essere solo ricercate nell’elenco delle fatture elettroniche disponibili e già accettate dalla scuola.
Dopo aver cliccato “nuovo inserimento” per le fatture, compare la pagina di ricerca delle medesime.
Per ricercare la fattura basta inserire la data della fattura compresa nell’arco temporale “dal” – “al” e l’iniziale della ragione sociale del fornitore nel campo “Denominazione fornitore”, oppure, nel caso di persona fisica la lettera iniziale del “Nome” e del “Cognome”. Al termine cliccare sul tasto “Cerca”.
Se il fornitore avesse emesso più di una fattura, si potranno digitare le date della prima e dell’ultima per ritrovare tutte le fatture emesse da quel fornitore.
Una volta effettuata la ricerca compare l’elenco delle FATTURE ACCETTATE per periodo e fornitore.
Successivamente, nelle azioni (ultima colonna a destra) sono presenti tre icone:
- block-notes Per associare ai lotti una fattura relativa a fornitura di beni (acquisti) o una fattura relativa alle forniture di beni in cui sono comprese anche parte delle spese generali (Pubblicità, Piccoli adattamenti edilizi, Addestramento all’uso delle attrezzature), afferenti ad un lotto di gara con unico CIG.
- Iconcina rossa Per associare al progetto una fattura relativa alle spese generali (pubblicità, piccoli adattamenti edilizi, Addestramento all’uso delle attrezzature, ecc.).
- Iconcina PDF Per visualizzare la fattura.
Una volta selezionata l’icona relativa all’associazione ai lotti di fornitura si accede alla pagina contenente l’elenco dei lotti con i relativi CIG.
Per poter associare le fatture ai lotti è obbligatorio aver registrato nel sistema GPU la data di inoltro del collaudo.
In alto sono riepilogati i dati della fattura selezionata (numero, importo, ecc.) mentre in basso sono riportati i Lotti aggiudicati e già collaudati dalla scuola con le seguenti informazioni: Lotto, CIG, Data contratto, importo aggiudicato del lotto.
Occorre inserire il flag su “Acquisto di beni” ed imputare la quota della fattura al lotto
compilando le colonne “Quota imponibile da associare” e “Quota IVA da associare”.
In alto nella pagina è riepilogato il totale della fattura, l’importo imponibile e l’IVA. Nella parte inferiore della pagina l’utente deve inserire la “quota da associare” (suddivisa in imponibile e IVA).
Nel caso di fattura da imputare totalmente al progetto si digiteranno l’imponibile e l’IVA riportati nella finestra in alto; nel caso di una fattura non totalmente imputabile al progetto si digiteranno solo le quote parte. Poi bisogna selezionare il pulsante “SALVA”.
A questo punto il sistema chiede la conferma, con il tasto OK, e prospetta di nuovo la pagina dell’elenco delle fatture ricercate prima, dove la riga relativa alla fattura associata avrà gli importi associati con indicato il loro valore.
Le eventuali operazioni di modifica e cancellazione delle fatture possono essere effettuate solo se non ancora pagate o non associate in una certificazione di spesa (CERT).
Per associare un documento di spesa diverso dalla fattura, si parte dalla pagina ELENCO DOCUMENTI E QUOTE ASSOCIATE, si seleziona la voce “DOCUMENTO DI SPESA” dalla tendina in alto a sinistra e si preme il bottone “NUOVO INSERIMENTO”.
Appare la pagina di inserimento di un documento di spesa.
La pagina è composta da due sezioni:
- Sezione relativa ai dati del documento di spesa da inserire (esempio tabella liquidazione compensi progettista e collaudatore)
Le informazioni richieste nella prima sezione sono tutte obbligatorie e sono le seguenti:
- Tipologia del documento: campo selezionabile dalla tendina che può assumere solo il valore “tabella di dettaglio del personale”.
- Titolo del documento: campo di testo contenente il titolo del documento
- Descrizione del documento: campo descrittivo del contenuto del documento.
- Importo del documento: importo totale del documento di spesa da associare. Tale importo dovrà essere scomposto (parzialmente o totalmente) nelle varie voci di costo elencate nella sezione in basso.
- Documento Allegato: scelta del documento di spesa da allegare al progetto (vengono accettati solo file in formato PDF).
- Sezione relativa all’elenco delle voci di costo a cui associare il documento.
Nella sezione relativa alle voci di costo sono elencate tutte le voci di costo che possono essere associate al documento. Il sistema segnala un messaggio di errore e non consente l’inserimento nei seguenti casi:
- Se la somma degli importi inseriti nelle voci di costo supera l’importo totale del documento
- Se la somma di tutte le quote associate al progetto, siano esse fatture di spese generali o documenti di spesa, superano l’importo autorizzato del progetto.
Una volta inseriti i dati e cliccato il tasto “SALVA”, il sistema prospetta la pagina dell’elenco documenti e quote associate contenente l’elenco dei documenti associati, compreso il documento appena inserito.
Per inserire un documento non di spesa, dalla pagina ELENCO DOCUMENTI E QUOTE ASSOCIATE, si seleziona la voce “DOCUMENTO NON DI SPESA”, dalla tendina in lato a sinistra e si clicca su “NUOVO INSERIMENTO” per associare al progetto un documento non associato a voci di costo.
Una volta inseriti i dati e selezionato il tasto “SALVA”, il sistema prospetta la pagina con l’elenco dei documenti e quote associate in precedenza, insieme al documento non di spesa appena associato.
Per visualizzare i documenti associati si clicca sulla lente di ingrandimento.
La pagina prevede una sezione di dettaglio che contiene l’elenco dei documenti associati ed una sezione riepilogativa in alto che contiene i dati del progetto:
- Importo autorizzato
- Importo complessivo associato
- Numero dei documenti
Certificare la spesa
Attraverso l’inserimento on line del modello di Certificazione la scuola provvede ad associare i documenti giustificativi di spesa, ovvero i documenti che consentono di provare l’effettivo sostenimento della spesa (ad esempio: fatture, tabelle riepilogative, bollettini, documenti contabili aventi forza probatoria equivalente) a ciascun mandato di pagamento emesso dalla scuola ed opportunamente quietanzato, cioè supportato da documentazione attestante l’esito del pagamento.
La scuola può inserire le Certificazioni per i progetti FESR solo dopo aver inserito la documentazione di spesa nel sistema SIF2020 tramite la funzione Gestione Documenti in quanto ogni singolo mandato deve essere associato al relativo documento probatorio di spesa.
Il primo rimborso viene effettuato in base alle fatture di fornitura fino a quel momento associate ai collaudi.
Rimborsi successivi al primo possono essere fatti solo se la scuola ha provveduto a certificare almeno il rimborso precedente e i controlli di primo livello hanno avuto esito positivo.
Quindi in fase di inserimento on line della Certificazione la scuola non deve inserire nessun documento giustificativo di spesa ma solo collegare al modello CERT i documenti già presenti associandoli al mandato.
Gli importi inseriti nelle certificazioni non devono essere arrotondati per eccesso o per difetto, devono corrispondere con gli importi dei singoli mandati.
- · Le CERT rappresentano un periodo temporale di spesa che può comprendere al massimo un anno solare. Non sarà possibile, quindi, inserire una certificazione a cavallo di due anni.
- · Per un determinato periodo di validità può esistere un’unica CERT.
· Le date dei giustificativi di pagamento (mandati) devono essere comprese nel periodo di validità della Certificazione.
· La CERT non risulterà valida e completa se mancante delle associazioni dei mandati di pagamento ai relativi giustificativi ai percettori e alle voci di costo.
· I mandati devono contenere la quietanza
Per generare ed inserire la certificazione si procede come segue:
Si accede a SIF2020 o dalla home page del PON Istruzione “Gestione Finanziaria”, oppure dal SIDI, “Gestione finanziaria Contabile”, “SIF 2020 Sistema Informativo Fondi”.
Effettuato l’accesso, a sinistra, nel menù a tendina, si clicca su “CERTIFICAZIONI E REND”,
Si clicca su “CERCA” e si entra nell’area della certificazione da inserire.
Bisogna tenere a mente che ogni certificazione deve avere data di inizio e di fine in rapporto all’anno solare di riferimento, tenendo conto della data di inizio della prima spesa e della data di spesa dell’ultima dell’anno. Quindi è obbligatoria una certificazione per ogni anno solare/esercizio finanziario, come detto sopra.
Il campo INSERISCI CERT sarà attivo SOLO se la scuola ha inserito almeno un documento nella Gestione documenti del FESR.
Il campo INSERISCI REND sarà attivo SOLO se la scuola ha fatto la “Chiusura realizzazione attività” sulla piattaforma GPU e solo dopo aver inserito tutta la documentazione giustificativa di spesa, in quanto nella funzione di “Inserimento CERT e REND”, gli importi sono precompilati sulla base di quanto inserito nella sezione di SIF2020 “Gestione documenti FESR”. In caso di importi non corretti, è necessario effettuare le modifiche accedendo nuovamente alla sezione “Gestione documenti FESR”.
Si provvede all’inoltro del REND solo dopo l’invio della/delle CERT.
N.B: Fino a quando un modello risulta in stato “in preparazione” l’utente può effettuare sia la Modifica che la Cancellazione. Una volta inviato, il modello non potrà più essere cancellato, è consentita solo la rimessa in preparazione.
É opportuno far presente che il pulsante “INSERISCI CERT” risulterà abilitato solo nel caso in cui lo stato di tutte le CERT presenti nella vista risulti inviato oppure cancellato e l’importo delle fatture associate al progetto, nel sistema di gestione documentale, risulti inferiore al totale dell’Importo Certificato.
Nel riquadro in alto a destra sono visualizzati i dati di riepilogo fino a quel momento inseriti nel modello CERT:
- – Stato della CERT
- – Periodo di validità
- – Totale importo certificato
- – Numero mandati totali
- – Numero percettori totali
- – Numero beneficiari totali
In alto a sinistra, sono riportati i dati riepilogativi del progetto a cui fa riferimento la CERT:
- – Anno
- – Avviso
- – Progetto
- – Beneficiario
- – Tot. Spesa autorizzata
- – Data di avvio del progetto
Di seguito il riepilogo delle fasi:
– Inserimento del periodo di riferimento delle spese (data inizio spese e data fine spese),
– Inserimento Mandato (si inserisce il mandato di pagamento opportunamente quietanzato, cioè supportato da certificazione elettronica attestante l’esito del pagamento). Il singolo mandato di spesa è riferito all’area di pertinenza, (acquisto forniture/ progettazione/collaudo/spese generali), quindi, in fase di inserimento della CERT, il sistema consente di:
- indicare l’ammontare totale del mandato specificando se interamente o parzialmente imputato al progetto;
- • specificare la tipologia del mandato (singolo o cumulativo);
- • dettagliare la ripartizione degli importi per percettore e beneficiario;
- • indicare la/e relativa/e voce/i di costo sulla/e quale/i grava la spesa.
- – Inserimento Documenti (si associano i documenti giustificativi di spesa)
- – Inserimento Percettori (si associano i percettori al mandato)
- – Inserimento beneficiario (si specifica a favore di chi si è effettuato il pagamento). Nel caso di percettore quale Soggetto Pubblico (ad esempio Erario per il versamento dell’IVA) il Beneficiario sarà il soggetto per conto del quale si sta versando l’IVA.
- – Allega File premendo il pulsante Browser il sistema propone l’interfaccia con le risorse del computer da cui selezionare il file da allegare.
- – Importo totale del mandato.
- – Mandato interamente imputato al progetto (si apre una lista a tendina contenente i valori SI/NO. Se l’utente seleziona No viene mostrato anche il campo Quota importo imputata al progetto)
- – Quota importo imputata al progetto qualora con il mandato siano state pagate spese relative ad altri progetti, in questo campo va indicata la quota del mandato imputata al progetto in esame)
- – Cumulativo (si apre una lista a tendina contenente i valori SI/NO. Se l’utente seleziona “SI” viene mostrato anche il campo Numero Beneficiari)
- – Numero percettori associati al mandato
- – Pagato a Soggetto Pubblico (si apre una lista a tendina contenente i valori SI/NO)
- – Numero beneficiari è presente se il campo Cumulativo è valorizzato con SI.
NB: se il campo Cumulativo risulta valorizzato con SI ed il numero dei percettori indicato è pari a uno, vuol dire che con il mandato è stato disposto un pagamento a favore di un soggetto (percettore) per conto di altri soggetti (beneficiari); in questo caso, nella compilazione della CERT, oltre ad indicare colui al quale è stato erogato il finanziamento e l’ammontare dell’importo, occorrerà indicare i beneficiari reali (nome cognome/ragione sociale, codice fiscale/partita iva, importo erogato per voce di costo).
Relativamente al Percettore, il sistema visualizza i seguenti dati:
- – Nominativo/Ragiona Sociale
- – Codice Fiscale/Partita IVA
- – Tipo Incarico
- – Quota sul mandato
- – Azioni : Associa/Dissocia
Nel caso in cui il mandato che si sta associando faccia riferimento ad un Soggetto Pubblico il sistema propone un elenco di percettori già presenti a sistema e l’utente può scegliere quello a cui associare il mandato.
Per inserire un nuovo percettore, dopo aver selezionato il tasto “REGISTRA NUOVO PERCETTORE”, occorre compilare la pagina di anagrafica che il sistema visualizza.
La scuola deve inserire il Tipo di incarico del percettore selezionando una voce nel menu a tendina.
Dopo aver inserito i dati obbligatori del percettore l’utente seleziona il pulsante REGISTRA PERCETTORE e il sistema effettua l’inserimento del nuovo percettore in archivio.
Il nominativo inserito viene mostrato nella lista della pagina e l’utente potrà associarlo al documento specificando la quota del Mandato da imputare al percettore.
Il tasto AVANTI risulterà attivo solo dopo aver associato almeno un percettore al documento.
Per salvare i dati inseriti l’utente dovrà fare clic sul tasto SALVA.
Al salvataggio dei dati il sistema verifica la completezza delle informazioni e modificherà in verde il colore della fase Mandato sulla barra di progressione.
Se i dati inseriti sono corretti e completi, premendo il tasto “AVANTI” l’utente può passare alla fase successiva per l’inserimento e l’associazione ai documenti probatori di spesa.
Se invece l’utente intende completare in un altro momento l’inserimento della CERT, attraverso il pulsante Dettaglio CERT può tornare alla pagina di dettaglio della CERT visualizzando le informazioni appena inserite.
Associazione documenti probatori di spesa
L’utente accede alla schermata dopo aver premuto il tasto “AVANTI” dalla schermata di inserimento del mandato.
La schermata di Associazione mandato – documenti conterrà le seguenti informazioni:
- · Link al documento
- · Numero documento
- · Data documento
- · Tipo documento
- · Importo del documento
- · Importo associabile
- · Azione: (associa / dissocia)
In fondo alla schermata di Associazione dei Documenti al Mandato è riportata la lista dei documenti di spesa presenti nel sistema di gestione documentale che è possibile associare al progetto in esame.
Con il tasto ASSOCIA la scuola potrà associare il documento al mandato.
Se i dati inseriti sono corretti e completi, premendo il pulsante “AVANTI” la scuola può passare alla fase successiva per l’inserimento e/o l’associazione dei Percettori.
Dopo la selezione del tasto AVANTI il sistema porta l’utente nella pagina di Associazione delle Voci di Costo ai documenti.
Associazione delle voci di costo
Dopo aver associato il percettore e il beneficiario al documento, l’utente deve associare le Voci di Costo.
Si può accedere alla pagina di associazione delle voci di costo dopo aver premuto il pulsante AVANTI dalla schermata di associazione dei percettori oppure premendo il tasto di VOCI DI COSTO.
La fase di associazione risulta completa se esiste almeno una voce di costo associata al beneficiario.
Il sistema visualizza una lista contenente l’elenco dei beneficiari associati al mandato e le seguenti informazioni di riepilogo:
- – Nominativo/Ragione Sociale
- – Codice Fiscale/Partita IVA
- – Tot Importo beneficiario: (calcolato come sommatoria degli importi delle voci di costo associate al beneficiario)
- – Voce di costo: (lista delle voci di costo associate al beneficiario)
- – Importo Voce di Costo
- – Numero Documenti Associati
- – Azioni: Modifica/Cancella
Dopo aver selezionato uno o più documenti ed imputato l’importo a ciascun documento, si dovrà premere il pulsante “SALVA”.
Se tutti i controlli vanno a buon fine il sistema effettua l’inserimento in archivio delle associazioni delle voci di costo ai documenti e ai beneficiari.
Il processo di inserimento della CERT può considerarsi concluso.
Dopo aver terminato l’inserimento delle voci di costo, l’utente ritorna nella pagina principale di associazione dove potrà visualizzare i dati inseriti e avrà a disposizione due tasti di azione, uno per la visualizzazione del dettaglio e l’altro per la cancellazione dell’associazione delle voci di costo appena inserite.
Completata la fase di inserimento, è necessario procedere con l’inoltro della CERT. In questa fase è possibile generare la ricevuta dell’inserimento effettuato, che è necessario ricaricare attraverso la funzione di “Invio CERT e REND”, che permette a DS o a DSGA di firmare la ricevuta con le proprie credenziali SIDI.
Il REND attesta il costo complessivo del progetto e, pertanto, rappresenta l’importo che verrà complessivamente erogato dall’ Autorità di Gestione.
La fase di inoltro e invio è analoga a quella della CERT.
Sulla base delle certificazioni inserite dalle istituzioni scolastiche, l’Autorità di Gestione provvede a rimborsare le spese dichiarate fino al 90% della spesa rendicontata. Il saldo del restante 10% viene erogato a seguito dell’esito positivo dei controlli di primo livello.
Non si esplicita la modalità di inserimento delle CERT e del REND dei PON FSE, perché è analoga ai PON FESR, ma a differenza di questi, non è richiesto l’inserimento della documentazione di spesa e non, che però dovrà essere conservata agli atti delle istituzioni scolastiche.
Documenti da archiviare e conservare nei fascicoli PON FESR:
Ai sensi dell’art. 140 del Regolamento (UE) n. 1303/2013, tutti i documenti giustificativi relativi alle spese sostenute dai fondi devono essere resi disponibili su richiesta alla Commissione e alla Corte dei Conti Europea per un periodo di tre anni a decorrere dal 31 dicembre successivo alla presentazione dei conti nei quali sono incluse le spese dell’operazione.
Nello specifico, l’istituzione scolastica deve organizzare e conservare un fascicolo per ogni progetto, preferibilmente in formato elettronico secondo quanto previsto dal DPCM 13 novembre 2014, che contenga una serie di documenti, firmati digitalmente, a testimonianza della realizzazione del progetto autorizzato. La documentazione deve essere custodita in un apposito fascicolo che potrà a sua volta articolarsi in sotto-fascicoli, sulla base dei moduli autorizzati nell’ambito del singolo progetto.
I documenti informatici prodotti dal beneficiario devono essere immodificabili. Ai fini della conservazione, cosi come disposto dall’Allegato 2 del DPCM, i formati più idonei sono il pdf o il pdf.p7m, in caso di documentazione firmata digitalmente.
Si fa presente che, nel caso di documenti cartacei, la scansione e l’eventuale inserimento sui sistemi informativi di gestione, non esime il beneficiario dall’archiviazione del documento cartaceo originale.
Si indicano di seguito i documenti che devono comporre il fascicolo di progetto presso l’ente beneficiario e contestualmente il luogo di archiviazione nei sistemi informativi di gestione. L’Autorità di Gestione raccomanda di seguire lo schema sotto riportato, anche al fine di facilitare i controlli in loco.
• circolare/Avviso emanato dall’Autorità di Gestione per la presentazione delle proposte progettuali;
• copia delle delibere/verbali del Consiglio di Istituto e/o del Collegio dei docenti che dispongono la partecipazione all’avviso;
• proposta progettuale inviata dal beneficiario, sottoscritta e vidimata dal Responsabile;
• lettera di autorizzazione (la lettera e di norma inserita nel sistema informativo “Gestione Finanziaria” dall’Autorità di Gestione e deve essere scaricata a cura del singolo Istituto);
• copia delle delibere/verbali del Consiglio di Istituto e/o del Collegio dei docenti che dispongono l’inserimento del progetto nel PTOF;
• copia della delibera del Consiglio d’Istituto e/o decreto del DS relativi all’iscrizione dell’importo del progetto nel bilancio;
• copia del Regolamento di istituto o di apposita delibera degli organi collegiali contenente i criteri per la selezione del personale e per l’acquisizione di lavori, servizi e forniture servizi (cfr. D.I. n. 129/2018 e D. Lgs. n. 50/2016);
• incarico eventuale al personale dell’Ufficio tecnico in qualità di progettista o, alternativamente, di collaudatore;
• originale degli atti delle procedure di selezione di personale (progettista, collaudatore, formatore per utilizzo attrezzature), in particolare: avvisi per la selezione di personale interno e/o esterno, documentazione che evidenzi l’avvenuta pubblicazione degli avvisi su albo e/o sito internet per il periodo prestabilito, istanze ricevute e relativa documentazione allegata (in particolare curricula), eventuale nomina di Commissione per valutazione/comparazione dei curricula, provvedimento definitivo relativo alla selezione da parte del Dirigente Scolastico, documentazione che evidenzi la pubblicazione della graduatoria per il periodo prestabilito;
• originali degli atti relativi a acquisizione di beni/servizi, in particolare: determina a contrarre, documentazione relativa all’indagine di mercato giustificativa della scelta del fornitore affidatario o dei fornitori invitati a partecipare, bando di gara/lettera d’invito/ordine conformemente alla normativa in base alle soglie economiche di riferimento; documentazione che evidenzi l’avvenuta pubblicazione del bando conformemente alla normativa (es. se pubblicazione su sito web, conservare le schermate dell’avvenuta pubblicazione) o l’avvenuta trasmissione e consegna delle lettere di invito protocollate; plichi protocollati contenenti la documentazione di offerta dei fornitori; eventuale atto di nomina della Commissione giudicatrice, nel caso del criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, successivamente alla data ultima di ricezione delle offerte; verbali di aggiudicazione e relativa griglia di valutazione firmati; provvedimento di aggiudicazione; comunicazioni di aggiudicazione a tutti i concorrenti ed eventuali comunicazioni di esclusione; documentazione che evidenzi l’avvenuta pubblicazione dell’esito della gara in conformità alla normativa (es. se pubblicazione su sito web, conservare le schermate dell’avvenuta pubblicazione);
• originali delle lettere di incarico per il personale interno e dei contratti, debitamente sottoscritti dai contraenti, con il personale esterno; contratto con il fornitore di bene o servizio, documentazione attestante l’avvenuta verifica dei requisiti di partecipazione di ordine generale (ex art. 80 del D. Lgs. 50/2016) e dei requisiti speciali ove previsti, DURC rilasciato prima della stipula del contratto e valido in fase di stipula; time sheet relativi all’impiego del personale interno che riportino date e orari di prestazione delle attività, opportunamente firmati;
• collaudo/verifica di conformità/certificato di regolare esecuzione con riferimento alle forniture, completi e conformi alla normativa (sono presenti data e protocollo, ora di inizio e fine lavori, indicazione del codice di progetto, lista del materiale acquistato, firma di un rappresentante della scuola o del tecnico incaricato del collaudo/verifica di conformità e di un rappresentante della ditta fornitrice);
• modelli di certificazione (CERT) e di rendicontazione (REND) firmati digitalmente dal DS o dal DSGA;
• originali delle fatture e di tutti i documenti giustificativi di spesa pertinenti per progetto.
Le fatture devono contenere CIG, CUP, codice di progetto ed eventualmente l’imputazione pro-quota;
• mandati di pagamento quietanzati dall’istituto cassiere e distinti per singola CERT;
• DURC e, ove previsto, verifica inadempimenti (servizio gestito dall’Agenzia delle Entrate – Riscossione, in precedenza Equitalia) prima del pagamento;
• Documentazione relativa all’effettuazione dei controlli sulla documentazione autocertificata dagli operatori economici;
• originale del prospetto riepilogativo dei costi del personale;
• registro di carico/scarico del materiale di consumo;
• dichiarazione di ricezione del materiale da parte dei discenti;
• documentazione relativa alle azioni di pubblicità intraprese per il progetto cofinanziato (es, documentazione fotografica di cartelloni e targhe affissi in luoghi adeguati, etc.);
• ogni altra documentazione afferente al progetto o oggetto di corrispondenza con l’Autorità di Gestione (es. richieste di proroga, di deroga, di modifica, etc.).
Documenti da archiviare e conservare nei fascicoli PON FSE:
Si indicano di seguito i documenti che devono comporre il fascicolo di progetto presso l’ente beneficiario e contestualmente il luogo di archiviazione nei sistemi informativi di gestione. L’Autorità di Gestione raccomanda di seguire l’elenco sotto riportato, anche al fine di facilitare i controlli in loco:
• circolare/Avviso emanato dall’Autorità di Gestione per la presentazione delle proposte progettuali;
• copia delle delibere/verbali del Consiglio di Istituto e/o del Collegio dei docenti che dispongono la partecipazione all’avviso;
• copia della proposta progettuale inviata dal beneficiario, sottoscritta e vidimata dal Responsabile;
• lettera di autorizzazione (la lettera e di norma inserita nel sistema informativo “Gestione Finanziaria” dall’Autorità di Gestione e deve essere scaricata a cura del singolo Istituto);
• copia delle delibere/verbali del Consiglio di Istituto e/o del Collegio dei docenti che dispongono l’inserimento del progetto nel PTOF;
• copia della delibera del Consiglio d’Istituto e/o decreto del DS relativi all’iscrizione dell’importo del progetto nel bilancio;
• copia del Regolamento di istituto o di apposita delibera del Consiglio di Istituto contenente criteri e dei limiti per lo svolgimento di lavori, servizi e forniture servizi e per la selezione del personale (cfr. D.I. n. 129/2018 e D. Lgs. n. 50/2016);
• originale delle dichiarazioni di avvio e chiusura del progetto;
• originali degli atti relativi alle procedure di selezione di personale ed esperti in particolare: avvisi per la selezione di personale interno e/o esterno, documentazione che evidenzi l’avvenuta pubblicazione degli avvisi su albo o sito internet per il periodo prestabilito, istanze ricevute e relativa documentazione allegata (in particolare curricula), eventuale nomina della Commissione per la valutazione/comparazione dei curricula, provvedimento definitivo relativo alla selezione da parte del Dirigente Scolastico, documentazione che evidenzi la pubblicazione della graduatoria per il periodo prestabilito;
• originali degli atti relativi a acquisizione di beni/servizi, in particolare: determina a contrarre, documentazione relativa all’indagine di mercato giustificativa della scelta del fornitore affidatario o dei fornitori invitati a partecipare, bando di gara/lettera d’invito/ordine conformemente alla normativa in base alle soglie economiche di riferimento; documentazione che evidenzi l’avvenuta pubblicazione del bando conformemente alla normativa (es. se pubblicazione su sito web, conservare le schermate dell’avvenuta pubblicazione) o l’avvenuta trasmissione e consegna delle lettere di invito protocollate; plichi protocollati contenenti la documentazione di offerta dei fornitori; eventuale atto di nomina della Commissione giudicatrice, nel caso del criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, successivamente alla data ultima di ricezione delle offerte; verbali di aggiudicazione e relativa griglia di valutazione firmati; provvedimento di aggiudicazione; comunicazioni di aggiudicazione a tutti i concorrenti ed eventuali comunicazioni di esclusione; documentazione che evidenzi l’avvenuta pubblicazione dell’esito della gara in conformità alla normativa (es. se pubblicazione su sito web, conservare le schermate dell’avvenuta pubblicazione);
• originali delle lettere di incarico per il personale interno e contratti con il personale esterno;
• contratto con il fornitore di bene o servizio, documentazione attestante la sussistenza dei requisiti di ordine generale ex art. 80 del D. Lgs. 50/2016 e requisiti speciali ove previsti, DURC rilasciato prima della stipula del contratto e valido in fase di stipula; time sheet relativi all’impiego del personale interno che riportino date e orari di prestazione delle attività, opportunamente firmati;
• verbali delle attività prestate dalle figure coinvolte nella gestione del progetto: DS, DSGA, esperto per la pubblicità. I verbali devono contenere: codice di progetto, data, orario, presenti, ordine del giorno/oggetto, decisioni prese/attività svolte, firma del verbalizzante;
• collaudo/verifica di conformità/certificato di regolare esecuzione alle forniture, completi e conformi alla normativa (sono presenti data e protocollo, ora di inizio e fine lavori, indicazione del codice di progetto, lista del materiale acquistato, firma di un rappresentante della scuola o del tecnico incaricato del collaudo/verifica di conformità/regolare esecuzione e di un rappresentante della ditta fornitrice);
• modelli di certificazione (CERT e CERT_S) e di rendicontazione (REND) firmati digitalmente dal DS o dal DSGA;
• originali delle fatture e di tutti i documenti giustificativi di spesa pertinenti per progetto (solo costi reali). Le fatture devono contenere CIG, CUP, codice di progetto edeventualmente l’imputazione pro-quota;
• mandati di pagamento quietanzati dall’istituto cassiere e distinti per singola CERT (solo
costi reali);
• DURC e, ove previsto, verifica inadempimenti (servizio gestito dall’Agenzia delle Entrate Riscossione, in precedenza Equitalia) prima del pagamento;
• originale del prospetto riepilogativo dei costi del personale;
• originale del registro presenze dei corsisti e delle figure formative;
• registro di carico/scarico del materiale di consumo;
• dichiarazione di ricezione del materiale da parte dei discenti;
• documentazione relativa alle azioni di pubblicità intraprese per il progetto cofinanziato (es, documentazione fotografica di cartelloni e targhe affissi in luoghi adeguati, etc.);
• ogni altra documentazione afferente al progetto o oggetto di corrispondenza con l’Autorità di Gestione (es. richieste di proroga, di deroga, di modifica, di chiusura anticipata per diminuzione allievi, etc.).
